HET PERSBERICHT VAN KOP TOT NOOT
Welke structuur is effectief?

Tekst[blad], maart 2003

Moet een persbericht lijken op een nieuwsbericht in een krant of tijdschrift? Daarover lopen de visies sterk uiteen. De één wil de journalist zoveel mogelijk tegemoetkomen, de ander vindt het de taak van de journalist om het nieuws te ‘vertalen’ voor zijn of haar doelgroep. Vaststaat dat nieuws eerder in de media verschijnt als journalisten uw persbericht minder hoeven te bewerken. Dit stelt eisen aan stijl en inhoud van een persbericht, maar vooral ook aan de structuur. Hoe bouwt u een persbericht idealiter op en welke formats zijn daarbij behulpzaam?

De doelgroep van een persbericht bestaat uit journalisten. Hoe kunt u deze doelgroep het best bedienen? Journalisten willen in één oogopslag kunnen zien waar het persbericht over gaat. Dit is van belang omdat redacties dagelijks vele persberichten krijgen (bij een landelijke krant komen er naar schatting zeker driehonderd per dag binnen) en ze snel willen selecteren waar ze wat mee gaan doen. Verder moeten journalisten het persbericht in korte tijd tot nieuws kunnen verwerken. Het getuigt dus van service aan de journalist om uw persbericht overzichtelijk op te bouwen. Twee instrumenten bieden daarvoor houvast: de structuurregels voor nieuwsberichten en de formats voor logische teksten.

Structuurregels voor het nieuws

Veel persberichtenschrijvers passen technieken toe om het bericht directer geschikt te maken voor publicatie. Dit is wat onderzoekers aan de universiteiten van Antwerpen en Gent ‘voorformulering’ noemen (zie het artikel van Kim Sleurs). Ze schrijven bijvoorbeeld over hun organisatie in de derde persoon (‘Ford investeert…’ in plaats van ‘wij investeren…’). Mijn advies is ook de structuur van het persbericht ‘voor te formuleren’, dus op te bouwen zoals een nieuwsbericht. Een journalist in tijdnood – dit mag bijna een pleonasme heten – kan snel met de tekst aan de slag om er zijn krantenartikel, internetbericht, radio- of televisie-item van te maken. Welke structuur hebben nieuwsberichten? Het Basisboek journalistiek stelt de volgende eisen:

Het bericht is ten hoogste dertig regels lang
Het doel van het nieuwsbericht is de lezer goed, duidelijk en snel te informeren. Hetzelfde geldt voor persberichten. Het persbericht moet daarom niet te lang zijn. De dertig regels (circa driehonderd woorden) die journalisten aanhouden, is voor een persbericht aan de korte kant, vooral omdat een persbericht uit meer onderdelen bestaat dan het pure nieuws (zie verder). Beperk u tot één A4. Wordt het langer, zorg dan voor een overzichtelijke opbouw. Verwijs zo mogelijk naar uw website voor meer informatie.

Het bericht beperkt zich in principe tot één onderwerp
Behandel slechts één onderwerp per bericht. Dit houdt de lengte binnen de perken en maakt de tekst overzichtelijker. Voor persberichten geldt bovendien dat u de berichten dan gerichter naar verschillende media kunt sturen. Als twee of meer onderwerpen nauw samenhangen (uw organisatie introduceert bijvoorbeeld een pakket aan maatregelen), dan kunt u er wel één persbericht over uitgeven. Een andere uitzondering is het samengestelde persbericht: de politie stuurt bijvoorbeeld dagelijks een persbericht over alle aanhoudingen, ongevallen en andere voorvallen van één dag. Dit is praktisch omdat het juist het overzicht helpt te bewaren.

In het bericht is het antwoord terug te vinden op de vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe?
De hoofdlijn van het nieuws is het antwoord op de journalistieke vragen: wie doet wat, waar, wanneer, waarom en hoe? Deze moet het persbericht ook behandelen. Een goed voorbeeld daarvan is het persbericht van Greenpeace. [ingevoegd]

Het bericht is hiërarchisch van opbouw en is ‘oprolbaar’
Het bericht is opgebouwd van belangrijk naar minder belangrijk, van algemeen naar specifiek. Het belangrijkste nieuws staat dus bovenaan en er volgen meer details en achtergronden naarmate het bericht vordert. Deze structuur heeft ook voor persberichten twee voordelen: de journalist leest snel de kern van de informatie, en het bericht is gemakkelijk in te korten als dat nodig is. De laatste alinea’s kunnen eenvoudigweg komen te vervallen. Het persbericht is met andere woorden ‘oprolbaar’.

De belangrijkste elementen staan in de lead van het bericht
Uit het voorgaande volgt ook dat het belangrijkste nieuws in de lead (de eerste alinea van het nieuws- en persbericht) moet staan. Dit is bijvoorbeeld niet het geval bij het persbericht van het Openbaar Ministerie. [ingevoegd]

Het bericht is voorzien van een goede kop
De kop van een nieuwsbericht, en ook van een persbericht, vat het nieuws kernachtig samen. Ook kunt u tussenkopjes toevoegen, die de structuur van het bericht weerspiegelen en prikkelen om door te lezen. Zorg dat de belangrijkste informatie (kop, lead en tussenkoppen) ook door de vormgeving extra opvallen.

Persberichten toen en nu
[ingevoegd twee persberichten V&W]
Twee persberichten van het ministerie van Verkeer en Waterstaat over de Rijn: links nummer 2 uit 1954, rechts nummer 5816 uit 1999. In de loop der jaren worden persberichten meer ter zake. Ze zijn doorgaans korter dan vroeger, beginnen met de kern van het nieuws, bevatten een informatieve kop en tussenkopjes. Verstrooiende illustraties, zoals deze Lorelei, komen niet meer voor.

Formats voor persberichten

Er is nog een instrument voor het structureren van persberichten: de zes tekststructuren die Steehouder e.a. onderscheiden in hun klassieker Leren communiceren: de structuren voor een probleem, maatregel, evaluatie, onderzoek, handeling en ontwerp. Deze zijn bruikbaar voor de selectie van de inhoud van uw persbericht, maar ook voor de logische ordening van informatie. Wel is een aanpassing van de volgorde nodig. Leren communiceren gaat namelijk uit van niet-oprolbare teksten. Aangezien in persberichten de belangrijkste informatie steeds bovenaan moet staan, moeten de tekststructuren worden omgevormd tot persberichtenformats (zie schema).

Probleemformat
Er zijn weinig persberichten waarin enkel een probleem wordt gesignaleerd. Meestal koppelen de schrijvers een problematische situatie direct aan maatregelen of besluiten. Daarvoor is een maatregelformat geschikter. Toch komt het wel eens voor (zie persbericht VSOP). [ingevoegd]

Maatregelformat
Dit format is bruikbaar voor persberichten over maatregelen, acties, voorstellen en besluiten. Een voorbeeld is het persbericht van KLM. [ingevoegd]

Evaluatieformat
Het evaluatieformat wordt gebruikt in teksten waar meningen en oordelen gegeven worden, zoals recensies. In persberichten kun je denken aan jaarverslagen. Het persbericht kan afsluiten met een korte vooruitblik (‘hoe nu verder’), maar als daar de nadruk op ligt, kunt u beter kiezen voor een maatregelformat.

Onderzoeksformat
In persberichten wordt geregeld verslag gedaan van onderzoeken en studies. Het aangepaste persbericht van het Amsterdamse stadsdeel Zeeburg laat zien dat een persbericht aan leesbaarheid wint als we het onderzoeksformat toepassen. [ingevoegd]

Aankondigingsformat
Het aankondigingsformat komt gedeeltelijk overeen met de handelingsstructuur uit Leren communiceren. Instructies en gebruiksaanwijzingen, die zich voor de handelingsstructuur lenen, komen in persberichten niet voor. Maar redelijk vergelijkbaar is de aankondiging van evenementen en persconferenties.

Een ontwerpformat, naar analogie van Steehouders ontwerpstructuur, lijkt niet geschikt voor persberichten. In persberichten wordt hooguit aangekondigd dat een organisatie een nieuw product gaat ontwerpen (maatregelformat) of een ontwerp gaat evalueren (evaluatieformat). Het ontwerpen zelf staat in persberichten niet centraal.

Vergelijking tekststructuren en formats voor persberichten

Tekststructuren(Steehouder e.a.)	Persberichtenformats	Vergelijking
Probleemstructuur - wat is het probleem? - waarom is het een probleem? - wat zijn de oorzaken? - wat is er tegen te doen?	Probleemformat - wat is het probleem? - waarom is het een probleem? - wat zijn de oorzaken? - wat is er tegen te doen?	Zelfde opbouw
Maatregelstructuur - wat is de maatregel? - waarom is die nodig? - hoe wordt de maatregel uitgevoerd? - wat zijn de effecten?	Maatregelformat - wat is de maatregel? - waarom is die nodig? - wat zijn de effecten? - hoe wordt de maatregel uitgevoerd?	Grotendeels dezelfde opbouw. Het effect kan belangrijker zijn dan de methode, daarom staan de laatste twee vragen omgekeerd
Evaluatiestructuur - wat zijn relevante eigenschappen? - wat zijn positieve aspecten? - wat zijn negatieve aspecten? - hoe luidt het totaaloordeel? - wat moet dus gedaan worden?	Evaluatieformat - hoe luidt het eindoordeel? - wat is beoordeeld? - wat zijn positieve aspecten? - wat zijn negatieve aspecten? - (eventueel:) hoe nu verder?	Omgekeerde opbouw. Het eindoordeel staat niet onderaan, maar bovenaan
Onderzoeksstructuur - wat wordt precies onderzocht? - waarom? - volgens welke methode? - met welke resultaten? - wat zijn de conclusies?	Onderzoeksformat - hoe luidt de conclusie? - wat is onderzocht? - wat zijn de resultaten? - waarom onderzocht? - volgens welke methode?	Omgekeerde opbouw. De conclusie staat niet onderaan, maar bovenaan
Handelingsstructuur - wat is het doel van de handeling? - wat zijn de voorwaarden ervoor? - hoe verloopt de handeling in grote lijnen?- hoe worden deelhandelingen uitgevoerd?- hoe wordt het verloop van de handeling gecontroleerd?	Aankondigingsformat - wat gaat er gebeuren? - wat is het doel van de gebeurtenis? - wat zijn de voorwaarden om deel te nemen? - hoe verloopt het precies?	Vergelijkbare opbouw, maar inhoudelijke verschillen. Het onderscheid tussen het globale en het precieze verloop van de gebeurtenis is minder relevant voor korte teksten, en controle van het verloop (‘als u het apparaat goed heeft ingesteld, gaat een groen lampje branden’) is niet van toepassing op persberichten
Ontwerpstructuur - waartoe dient het? - aan welke eisen moet het voldoen? - welke middelen worden gekozen? - hoe ziet het ontwerp eruit? - wat is de waarde van het ontwerp?	n.v.t.	Dit is geen bruikbaar format voor persberichten

  

Tot slot, een goed gestructureerd persbericht bestaat uiteraard nog uit andere onderdelen dan de ‘lopende tekst’. Denk aan de aanduiding ‘persbericht’, de naam of het logo van uw organisatie, het adres, de datum, een embargo, een afsluitteken (waar het eigenlijke persbericht ophoudt), een profielschets en een noot voor de redactie (met daarin een vermelding van een contactpersoon voor meer informatie). Deze onderdelen belanden zeker niet in het nieuws, maar ze hebben wel een belangrijke servicefunctie voor de journalist.

Een goed gestructureerd persbericht – tien tips
1.	Beperk u tot één onderwerp per persbericht
2.	Houd het kort: één A4
3.	Plaats achtergrondinformatie in een bijlage of verwijs naar internet
4.	Beantwoord de journalistieke vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe?
5.	Maak uw persbericht oprolbaar: zet het belangrijkste nieuws bovenaan, de kern in kop en lead, en details onderaan
6.	Maak gebruik van de vaste structuren: probleemformat, maatregelformat, evaluatieformat, onderzoeksformat en aankondigingsformat
7.	Zet de aanduiding ‘persbericht’ groot bovenaan het bericht
8.	Maak uw organisatie herkenbaar: voeg uw logo toe en sluit af met een standaard-profielschets (de zogeheten boiler plate)
9.	Zorg dat de opmaak de belangrijkste informatie ondersteunt: kop, lead en tussenkoppen
10.	Vergeet de datum en de contactpersoon voor meer informatie niet

Literatuur
N. Kussendrager, D. van der Lugt en B. Rogmans (1997). Basisboek journalistiek, Wolters-Noordhoff, Groningen.
M. Steehouder e.a. (1992). Leren communiceren; handboek voor mondelinge en schriftelijke communicatie, Wolters-Noordhoff, Groningen.

De auteur
Jeanine Mies is zelfstandig tekstschrijver en trainer schriftelijke communicatie. Onlangs verscheen van haar hand de Persberichtenwijzer; hoe komt uw nieuws in het nieuws? (Sdu Uitgevers) ISBN 90 12 09510 7, www.persberichtenwijzer.nl